Vorsicht Ärger droht

Im Rahmen des elektronischen Warenverkehrs ist immer häufiger zu beobachten, daß auch Rechnungen per E-Mail übersandt werden. Gerade für Gewerbetreibende führen derartige Rechnungen jedoch zu erheblichen Problemen, wenn der Gewerbetreibende vorsteuerabzugsberechtigt ist. Die Rechnung per E-Mail wird nämlich nur unter bestimmten Voraussetzungen als abzugsfähig anerkannt. Gem. § 14 Abs. 1 S. 1 UstG ist das Unternehmen verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen wird. Diese Rechnung muß grundsätzlich folgende Angaben enthalten: 

1. den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens, 

2. den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers, 

3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes oder Art oder Umfang der Leistung, 

4. den Zeitpunkt der Leistung. 

5. das Entgelt der Lieferung 

6. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. 

Die Rechnung selber muß hierbei in Schriftform vorliegen, d.h. eine Urkunde im üblichen Sinne sein. Genau hier wird es bei per E-Mail übersandten Rechnungen problematisch. E-Mails selber gelten nicht als Urkunde, selbst für den Fall, daß sie nach dem Empfang ausgedruckt werden. 

Eine elektronisch, d.h. meistens per E-Mail übermittelte Rechnung wird vom Finanzamt nur dann anerkannt gem. § 14 Abs. 2, wenn sie eine digitale Signatur nach dem Signaturgesetz enthält. Dies ist regelmäßig bei heutzutage verschickten E-Mail-Rechnungen nicht der Fall. 

Eine Rückfrage bei der Oberfinanzdirektion Rostock hat ergeben, daß der Betriebsprüfer zwar nicht erkennen könne, ob die vorliegende Rechnung zunächst per E-Mail versandt worden ist und sodann ausgedruckt wird. Wenn der Betriebsprüfer jedoch erkennt, daß die Rechnung per E-Mail versandt worden ist, wird diese Rechnung nach Ansicht der Oberfinanzdirektion Rostock jedenfalls nicht anerkannt. Dies ist um so problematischer, als das für den Fall, daß die E-Mail selbst ausgedruckt wird, diese meist auch als solche zu erkennen ist, da sie Absender, Empfänger und eine Betreffzeile enthält. Etwas anderes ist es, wenn die Rechnung als Anhang zu einer E-Mail versandt wird. 

Da per E-Mail übersandte Rechnungen ohne digitale Signatur somit nicht den Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, hierzu jedoch Seiten des leistenden Unternehmers eine Verpflichtung besteht, eine ordnungsgemäße Rechnung abzureichen, empfehlen wir z.Z. auf solche Rechnungen nicht zu zahlen. Bitten Sie das Unternehmen, eine schriftliche Rechnung oder eine Rechnung mit digitaler Signatur zu übersenden.

Tipp: Auf Rechnungen per E-Mail nur dann zahlen, wenn diese eine digitale Signatur enthalten.

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